Administrative Assistant

Acerca del puesto

En Glencore Bolivia estamos en la búsqueda de una Asistente Administrativa para realizar diversas tareas de soporte a la Gerencia, gestionando el flujo de información, la correspondencia, la agenda ejecutiva, los servicios generales y los procesos operativos del área, bajo estrictos estándares de confidencialidad y reserva. El puesto implica la gestión documental, coordinación de agenda, atención de comunicaciones y soporte logístico.

Responsabilidades principales

• Organizar, registrar, redactar, digitar y despachar documentación física y digital, asegurando su correcta distribución y archivo.
• Elaborar cartas, constancias y demás comunicaciones dirigidas a clientes.
• Coordinar y mantener actualizada la agenda de la Gerencia, así como el directorio telefónico.
• Operar la central telefónica, gestionar correos electrónicos y visitas presenciales, proporcionando información autorizada.
• Apoyar en la elaboración de solicitudes de compra, revisión e ingreso de facturas conforme a la normativa tributaria.
• Administrar recursos de oficina, suministros y gestionar el mantenimiento preventivo y correctivo.
• Coordinar viajes corporativos, reservas de pasajes, hoteles y seguimiento de facturación.
• Solicitar y registrar cotizaciones y proveedores en sistemas como SAP y Concur.

Perfil requerido

• Título técnico en Secretariado, Administración o afines.
• Inglés intermedio, tanto hablado como escrito.
• Mínimo 3 años de experiencia en puesto similar de asistencia administrativa.
• Experiencia en trato con visitas del exterior y control de gastos.
• Empatía, proactividad y capacidad para proponer soluciones.

Habilidades requeridas

• Microsoft Power Point.
• Excel avanzado.
• Microsoft Word.
• SAP.
• Concur.