Asistente Administrativo

Acerca del puesto

Glencore Bolivia busca un/a Asistente Administrativo/a para apoyar a la Gerencia asignada en tareas administrativas: flujo de información, correspondencia, agenda ejecutiva, servicios generales y procesos operativos del área, bajo estrictos estándares de confidencialidad, oportunidad y reserva de la información.

Responsabilidades principales

• Gestión documental y de correspondencia: organizar, recibir, registrar, redactar, digitar y despachar documentos físicos y digitales, archivarlos y elaborar cartas a clientes y constancias.
• Administrar la agenda diaria de la Gerencia, las reuniones, conferencias y el directorio telefónico.
• Operar la central telefónica, gestionar correos electrónicos y visitas presenciales, y atender llamadas encomendadas por la Dirección.
• Apoyar en pedidos, compras (con aprobación del jefe inmediato), revisión e ingreso de facturas según la normativa tributaria local y otros comprobantes de pago.
• Administrar los recursos de la oficina, los suministros menores y coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de las oficinas y la telefonía.
• Coordinar con Gerencia, el equipo de Tráfico, Finanzas y Conductor la asignación de recursos y el uso de los carros corporativos.
• Gestionar reservas de pasajes, hoteles y estadías, mantener actualizadas las tarifas corporativas de hoteles y controlar las facturas mensuales de viajes.
• Solicitar cotizaciones a proveedores de servicios generales, IT, etc., y registrar y dar seguimiento a nuevos proveedores en SAP y Concur.
• Coordinar regalos corporativos de fin de año con Gerencia, agencias e imprentas.
• Brindar apoyo a Recursos Humanos en la gestión de nuevos ingresos (entrega de laptop, fotocheck, etc.).

Perfil requerido

• Título mínimo de técnico/a en Secretariado, Administración o afines.
• Mínimo 3 años de experiencia en puesto igual o similar, incluyendo experiencia previa como Asistente Administrativo de línea o de jefatura.
• Inglés intermedio (hablado y escrito).
• Experiencia en el trato con visitantes del exterior, en control de gastos y en el manejo de agendas de reuniones.
• Empatía, proactividad y capacidad para proponer soluciones.

Habilidades requeridas

• Excel avanzado, PowerPoint y Word.
• SAP y sistemas afines.